Truyền thông nội bộ là một cách để kết nối nhân viên công ty, đồng thời tạo hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng, đối tác và ứng viên. Nội tại càng mạnh sẽ là “bàn đạp” giúp tổ chức thêm vững chắc và mở rộng hơn nữa. Những ví dụ về truyền thông nội bộ dưới đây sẽ giúp bạn đọc có thêm kiến thức và kinh nghiệm thực hiện về hạng mục trên.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là từ chỉ các hoạt động truyền thông bên trong doanh nghiệp. Cụ thể, đó là việc truyền tải thông tin, thông điệp tới đối tượng là nhân viên. Trong đó, nội dung thể hiện cần đúng với định hướng về tầm nhìn, giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty. Mục đích là định hình cho nhân viên, thắt chặt tập thể và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đó.
Trên thực tế, nhiều người đang hiểu nhầm truyền thông nội bộ chỉ bao gồm sự kiện, văn nghệ hay vui chơi. Trong một tập thể, mọi hoạt động hướng về văn hóa doanh nghiệp đều thuộc truyền thông nội bộ. Một số ví dụ về truyền thông nội bộ phổ biến có thể kể đến như: Sự kiện kỷ niệm, team building, lễ tuyên dương, bản tin nội bộ, góc chia sẻ nhân viên,…
Có thể nói, truyền thông nội bộ đóng vai trò rất lớn trong việc gắn kết nhân viên và tạo ra môi trường làm việc lý tưởng. Khi yếu tố con người được chú trọng, doanh nghiệp càng lớn mạnh là điều hiển nhiên.
Vậy truyền thông nội bộ ảnh hưởng như thế nào tới sức mạnh công ty?
Tại sao doanh nghiệp cần có truyền thông nội bộ bài bản?
5 lợi ích của truyền thông nội bộ:
Nâng cao văn hoá doanh nghiệp
Mục tiêu đầu tiên của truyền thông nội bộ là lan tỏa và nâng cao nhận thức của nhân viên về văn hóa doanh nghiệp. Các hoạt động truyền thông sẽ bám sát và song song với hoạt động sản xuất hay kinh doanh. Từ đó, nhân viên sẽ hiểu hơn về tình hình của tổ chức.
Cập thông tin nhanh chóng và chính xác 2 chiều
Thông tin từ bộ phận truyền thông nội bộ luôn chính xác, đầy đủ và mang tính chính thức. Cùng với đó, kênh truyền thông cũng được công khai, thống nhất với các phòng ban, giúp việc truyền và nhận thông tin hai chiều nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Các luồng thông tin được lan tỏa từ cấp quản lý xuống dưới, nhân viên tiếp tục lan tỏa ngang tới đồng nghiệp, sau đó là phản hồi lại từ dưới lên trên. Những giá trị tốt đẹp, tinh thần tích cực được trao đổi đa chiều là điều thiết yếu để tạo dựng không khí làm việc thoải mái.
Liên kết nhân viên với ban lãnh đạo công ty
Truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ mở ra nhiều cơ hội tiếp xúc giữa ban lãnh đạo và nhân viên cấp dưới. Khi hiểu được nỗi lòng, tâm sự hay những niềm vui của nhân sự, người quản lý sẽ có những hướng đi đúng với mong muốn của nhân viên hơn.
Thu hút và giữ chân nhân tài
Truyền thông nội bộ tốt có tác dụng với cả nhân sự bên trong và ứng viên bên ngoài. Về nhân viên công ty, các hoạt động truyền thông tốt có khả năng hâm nóng và thúc đẩy tinh thần nhân viên, khiến họ hăng say làm việc, chủ động đóng góp công sức nhiều hơn nữa.
Song song với đó, việc PR một doanh nghiệp sở hữu lực lượng nhân viên nhiệt huyết, ban quản lý thấu hiểu và môi trường lý tưởng là cách tốt nhất để thu hút nhân tài.
Nâng cao tinh thần nhóm
Bộ phận truyền thông nội bộ cần hoàn thành nhiệm vụ là chất gắn kết, hướng mọi người về lợi ích chung. Khi cùng có một mục đích cũng như sự thống nhất trong nội bộ, sức mạnh tập thể sẽ càng tăng lên, tạo ra những “kỳ tích không tưởng”.
Có thể nói, truyền thông nội bộ là sợi dây kết nối mọi người. Không những vậy, nội dung truyền tải còn là chất xúc tác giúp nhân viên có thêm động lực cống hiến, tạo nền tảng cho doanh nghiệp phát triển bền vững.
5 ví dụ về truyền thông nội bộ tiêu biểu không thể bỏ qua
Top 5 ví dụ về truyền thông nội bộ nổi bật các doanh nghiệp nên tham khảo:
Ví dụ về truyền thông nội bộ của Vinamilk
Vinamilk là thương hiệu sữa lâu đời tại Việt Nam, có độ nhận diện thương hiệu cao. Để đạt được thành công như hiện tại, văn hóa doanh nghiệp cũng như truyền thông nội bộ tốt là yếu tố không thể thiếu.
Các phương tiện truyền thông nội bộ của Vinamilk rất đa dạng và bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại: Youtube, website nội bộ, phần mềm quản lý riêng. Thông qua 3 kênh trên, bộ phận truyền thông có thể thông báo về bản tin, chiến dịch, quảng cáo, cuộc thi,… Đặc biệt, lồng ghép trong các bản tin thường ngày là những loạt bài trải lòng, chia sẻ của quản lý cấp cao được đăng trên trang web riêng dành cho nhân viên, giúp rút ngắn khoảng cách giữa sếp – nhân viên vốn khó gần.
Ví dụ về truyền thông nội bộ của Honda Việt Nam
Honda Việt Nam thuộc liên doanh của tập đoàn Honda Nhật Bản. Trong truyền thông nội bộ, Honda chú trọng nhiều tới giao tiếp trong doanh nghiệp, cụ thể là tuân theo quy tắc horenso với ba yếu tố: báo cáo, liên lạc và thảo luận.
- Báo cáo: Báo cáo phải được coi là một nhiệm vụ và khuyến khích nhân viên chủ động báo cáo với cấp trên
- Liên lạc: Trong horenso, việc liên lạc cần được cân nhắc trước khi làm. Thời gian, phương thức, tiết tấu là những điều cần xem xét kỹ khi liên lạc để đảm bảo nội dung được truyền tải đúng và không gây mâu thuẫn ở hai chiều.
- Thảo luận: Bàn bạc trong horenso được xem là điểm mấu chốt để giải quyết mọi vấn đề tốt nhất. Mọi người trong tập thể cần ghi nhớ rằng ý kiến khi đóng góp cần là phương án tối ưu cuối cùng.
Đây là phương pháp có tính phòng ngừa rủi ro hiệu quả. Mọi vấn đề hay khúc mắc đều được đưa ra thảo luận công khai giữa lãnh đạo và nhân viên. Họ được tạo điều kiện để đóng góp, tham khảo ý kiến nhằm giải quyết vấn đề triệt để.
Ví dụ về truyền thông nội bộ của Samsung
Có thể nói, Samsung là một trong những doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ nhân viên tốt nhất. Dựa trên nền tảng đó, truyền thông nội bộ của Samsung cũng thực hiện tốt và có ảnh hưởng tích cực tới nhân viên.
Samsung luôn đề cao sự đoàn kết và thông cảm lẫn nhau trong một tập thể. Quá trình làm việc cũng được quản lý sát sao liên tục, cho phép nhân viên tham gia bàn bạc và giải quyết khó khăn nên không xảy ra nhiều xung đột. Ngoài ra, doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các chuyến đi dã ngoại nhằm động viên tinh thần nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng.
Ví dụ về truyền thông nội bộ của Unilever
Chiến lược truyền thông nội bộ của Unilever đã được thể hiện cho nhân sự ngay từ vòng tuyển dụng. Họ cần trải qua hàng loạt các cuộc thi, người được gọi phỏng vấn cần chiến thắng những thử thách trên. Điều này giúp nâng cao tinh thần cạnh tranh cũng như truyền bá về phong cách, đạo đức làm việc của công ty ngay từ ban đầu.
Ví dụ về truyền thông nội bộ của FPT
FPT là một doanh nghiệp nổi tiếng về sự năng động, hoạt bát và thoải mái trong môi trường làm việc; là đơn vị “mơ ước” của nhiều bạn trẻ sau khi ra trường. Có thể thấy, FPT đã thành công trong việc giữ chân và thu hút nhân tài thông qua loạt hoạt động truyền thông nội bộ.
FPT chia kênh truyền thông nội bộ thành hai mảng: Online và Offline. Truyền thông online tạo ra mạng lưới nhân viên khổng lồ, đi tới từng đơn vị nhỏ nhất. Truyền thông offline thiên về tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ trực tiếp như diễn đàn, hội chợ, phát thanh,… Bằng sự chỉn chu và cầu toàn, FPT đã tạo ra hệ thống truyền thông nội bộ có sự chuyên nghiệp cao và đạt hiệu quả nhất định.
Nhìn chung, các doanh nghiệp thành công đều có chiến lược truyền thông nội bộ riêng. Tuy vậy, mục đích đều là làm hài lòng nhân sự và hướng đến lợi ích chung của cả công ty.
Tips làm truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ không đơn giản chỉ là khuấy động phong trào hay tạo ra nội dung hấp dẫn. Để chiến lược truyền thông đạt hiệu quả cao, bạn cần lưu lại những kinh nghiệm sau:
Đánh giá thực trạng
Đánh giá thực trạng càng chi tiết sẽ giúp bạn có cơ sở vững chắc để đưa ra những phương án mới phù hợp nhất. Một số vấn đề cần làm rõ trước khi làm truyền thông nội bộ bao gồm: Hoạt động thường niên, thái độ của nhân viên với hoạt động, mức độ nhiệt tình của nhân viên, hiệu quả thực tế,…
Xác định đối tượng
Xác định chính xác đối tượng tiếp nhận là bước thứ hai. Mỗi công ty sẽ có độ tuổi trung bình của nhân viên khác nhau. Dựa vào đó, người làm truyền thông sẽ nắm được thói quen, phong cách chung của toàn bộ nhân sự và đưa ra phương án hợp lý.
Xác định mục tiêu, thông điệp
Mọi bản kế hoạch đều phải ưu tiên giải quyết và duy trì được những mối quan hệ sau:
- Lãnh đạo – Nhân viên
- Phòng ban – Cơ chế quản lý
- Nội bộ nhóm
Từ mục tiêu trên và định hướng ban đầu của công ty, người làm truyền thông sẽ có được thông điệp chính, xuyên suốt quá trình thực hiện.
Lập kế hoạch chiến lược truyền thông chi tiết
Một kế hoạch chuẩn cần có đầy đủ các mục:
- Mục tiêu, giá trị và sứ mệnh
- Thông điệp kinh doanh
- Trách nhiệm của nhân viên, quy trình áp dụng
- Kế hoạch tiếp thị cụ thể nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp
Cùng với đó, bản kế hoạch cũng phải chia ra theo phương hướng đã thống nhất: Online, offline hoặc kết hợp cả hai. Mỗi phương án sẽ được triển khai theo đúng kế hoạch, bao gồm: kênh truyền thông, hoạt động, concept, kinh phí, thời gian, tần suất… Kế hoạch càng chi tiết các đầu mục sẽ giúp quá trình triển khai suôn sẻ hơn và hạn chế những tình huống phát sinh không đáng có.
Đo lường kết quả
Việc đo lường kết quả cần làm liên tục ngay sau khi thực hiện kế hoạch đã được lập ra. Đối với truyền thông nội bộ, kiểm tra kết quả không chỉ nằm ở số lượng người tham gia, tương tác, bình luận, bạn cần đánh giá thực tế từ những thay đổi của nhân viên.
Lúc này, cảm xúc, thái độ tiếp nhận và ý kiến đóng góp của nhân viên cần được quan sát kỹ lưỡng và tinh tế. Sau cùng, chiến lược truyền thông sẽ được xem xét, cải thiện sao cho thích hợp nhất với thực trạng.
Nhìn chung, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Thông qua những thông tin và ví dụ về truyền thông nội bộ trên, bạn đọc có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm quý giá và tạo ra được giá trị thực cho tổ chức và nhân sự.
