Cách xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện đạt hiệu quả cao

Kế hoạch truyền thông sự kiện nếu được xây dựng, tính toán chi tiết sẽ mang lại hiệu quả cao, đóng vai trò quan trọng trong thành công của sự kiện. Đồng thời, nó cũng giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu, các sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng một cách thu hút, ấn tượng.

Truyền thông sự kiện là một chuỗi hoạt động được triển khai nhằm mục đích quảng bá hình ảnh, thông tin sự kiện đến các đối tượng nhất định. Đây thường là cách để các cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan tiếp cận gần hơn với khách hàng hoặc nhân sự trong công ty mình.

Truyền thông tổ chức sự kiện gồm có 3 công đoạn chính, cần được đầu tư về mặt nội dung, kế hoạch truyền tải thông tin cũng như đo lường hiệu quả công việc trước, trong và sau sự kiện. Những hoạt động này thường do bộ phận Marketing trong các doanh nghiệp, cơ quan thực hiện. Họ cần nghiên cứu, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai từng công đoạn để đạt được kết quả như mong muốn.

Hầu hết các doanh nghiệp đều dành nhiều thời gian cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện để hướng đến nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc đối tác trong tương lai. Tuy nhiên, muốn truyền thông có hiệu quả, gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp của thương hiệu trên thị trường, người lên kế hoạch cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc truyền thông phổ biến.

Tùy theo quy mô, tầm quan trọng của sự kiện, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự để lên kế hoạch, tổ chức phù hợp, đảm bảo sự chuyên nghiệp. Dù sự kiện lớn hay nhỏ, người lên kế hoạch truyền thông cũng cần chú ý những nguyên tắc sau để truyền tải thông tin, hình ảnh một cách chính xác, đúng mục đích.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng khách mời. Hãy nghiên cứu và liệt kê một số tiêu chí để đánh giá khách mời tiềm năng mà doanh nghiệp đang hướng tới như giới tính, độ tuổi, sở thích, công việc, đặc điểm tâm lý… Dựa trên cơ sở đó, người lên kế hoạch truyền thông có thể xây dựng những nội dung phù hợp, có giá trị để cung cấp đến họ.

Bí quyết để truyền thông hiệu quả, tiếp cận thành công các đối tượng khách mời chính là hiểu rõ mong muốn, “gãi đúng chỗ cần gãi” của họ. Từ đó, nội dung được truyền tải sẽ nhận lại những hiệu ứng tương tác tích cực.

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện vì đối tượng khách mời tiềm năng ở khắp mọi nơi. Tận dụng đa kênh truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải rộng rãi nội dung và hình ảnh của sự kiện, tiếp cận nhiều tệp khách hàng hơn.

• Kênh truyền thông đại chúng:

Đây được hiểu là các hoạt động lan truyền thông tin trong cộng đồng, dẫn đến sự hình thành dư luận xã hội. Phương tiện của kênh này vô cùng đa dạng, có thể là sách, tạp chí, điện ảnh hay truyền hình, báo đài…

Khi sử dụng kênh đại chúng để truyền thông sự kiện, doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin có giá trị tới đối tượng khách mời một cách nhanh chóng. Đồng thời, đây là những kênh được công chúng tiếp cận khá phổ biến, có độ uy tín nhất định. Vì vậy, chúng có khả năng giúp thông tin, hình ảnh của sự kiện phủ sóng rộng rãi, tăng độ nhận diện thương hiệu cho công ty.

Trong các phương tiện truyền thông đại chúng, truyền hình là kênh ít được doanh nghiệp lựa chọn vì chi phí cao. Phát thanh có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về mặt thông tin hình ảnh. Nếu sử dụng báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về sự kiện, tuy nhiên, thương hiệu cần lưu ý về thời gian phát hành cũng như đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

• Kênh Digital Marketing:

Digital Marketing hay kênh truyền thông online được hiểu là phương tiện truyền tải thông tin qua mạng Internet. Trong kỷ nguyên số, đây là kênh được nhiều doanh nghiệp, cá nhân đầu tư mạnh để làm truyền thông sự kiện. Hiện nay, 79,1% dân số Việt Nam đang sử dụng Internet (theo số liệu năm 2023 do Vnetwork cung cấp), điều này chứng minh việc dùng các kênh truyền thông online đang “lên ngôi”.

Facebook, Instagram, Tiktok, Zalo hay Youtube… là những nền tảng chính, có hiệu quả cao trong kênh Digital Marketing. Chúng giúp các thương hiệu thu hút sự quan tâm của công chúng, tạo ra tương tác với người xem. Thông thường, khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ chi trả cho những nền tảng này để thu về được khách hàng tiềm năng (lead).

Để làm được điều ấy, bộ phận Marketing của công ty phải tập trung vào việc sáng tạo nội dung phù hợp và chạy quảng cáo đến đúng tệp khách hàng tiềm năng. Các trích dẫn (quotes) hoặc các loại hình đa phương tiện như hình ảnh, video được chia sẻ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra thường thu hút nhiều lượt truy cập của người xem. Vì vậy, hãy tạo các bản tin có khả năng chia sẻ rộng rãi, cuộc khảo sát hay thậm chí là các teaser, trailer, livestream trực tiếp… chương trình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn cách gửi email marketing thông báo về sự kiện hay quảng cáo banner trên các website có lượng truy cập lớn.

• Ấn phẩm quảng cáo:

Ấn phẩm quảng cáo là những sản phẩm truyền thông được làm từ công nghệ in ấn như poster, standee, tờ rơi, tờ gấp… hoặc phát hành dưới dạng online như website, logo, video, banner…

Những ấn phẩm này là kết quả của ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện, trên đó chứa thông tin về thương hiệu, nội dung sự kiện. Vì vậy, chúng đóng vai trò cung cấp thông tin; đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với khách mời, tạo ấn tượng nhờ những thiết kế chuyên nghiệp, bắt mắt.

• Activation marketing:

Activation Marketing được hiểu là các hành động nhằm mục đích kích hoạt, làm cho sự kiện của doanh nghiệp được nhiều người biết đến, tăng tương tác của khách mời thông qua một số trải nghiệm.

Kênh truyền thông này có hiệu quả cao trong việc thu thập dữ liệu người tham gia sự kiện cũng như những mong muốn của họ. Đồng thời, Activation Marketing cũng giúp doanh nghiệp nhận được phản hồi của khách mời ngay lập tức khi họ tương tác với sự kiện.

Hiện nay, một số hình thức Activation Marketing được ứng dụng phổ biến trong truyền thông sự kiện là giới thiệu trực tuyến, tiếp thị khuyến mãi – tặng quà cho người tham gia…

Đặc biệt, để truyền thông sự kiện một cách đúng quy trình, thuận lợi và tạo dấu ấn riêng, Marketers cần xây dựng một kế hoạch cụ thể. Trong đó, các bước từ nghiên cứu thực trạng, tài chính, nhân lực, thị trường đến đưa ra phương thức truyền thông thích hợp phải được triển khai đầy đủ, rõ ràng.

Điều này sẽ tạo nên sự thành công nhất định cho việc truyền thông sự kiện, đề xuất những biện pháp ứng phó tốt khi có sự cố xảy ra. Ngoài ra, kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn tài chính, nhân lực sẵn có một cách khoa học, hiệu quả hơn.

Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện, bộ phận Marketing có thể đánh giá được mức độ thành công của sự kiện. Từ đó, doanh nghiệp cũng rút kinh nghiệm và có sự thay đổi, chuẩn bị chuyên nghiệp hơn cho những lần tiếp theo.

Một chiến lược truyền thông sự kiện hiệu quả cần đáp ứng một số yếu tố như: có slogan ấn tượng; nhiều ý tưởng sáng tạo, độc đáo; nguồn phát thông điệp hay kênh truyền thông phù hợp.

Kế hoạch truyền thông sự kiện cần được xây dựng bao gồm 3 giai đoạn chính: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Ở mỗi thời điểm, Marketers cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các bước thực hiện để triển khai chiến dịch một cách có hiệu quả.

Đây là quá trình truyền thông đóng vai trò thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút sự quan tâm của các đối tượng mục tiêu tham gia sự kiện.

Vì vậy, trước hết công ty cần nghiên cứu, xác định khách mời tiềm năng dựa trên các yếu tố như độ tuổi, vị trí xã hội, sở thích, nhu cầu… Từ đó, mục tiêu truyền thông sự kiện sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn nhằm hướng đến tạo nên sự hải lòng, kích thích mong muốn của người tham gia.

• Tạo Fanpage sự kiện: nhằm cập nhật các thông tin giới thiệu chung về sự kiện như lịch trình, thời gian, diễn giả xuất hiện, địa điểm…
• Sáng tạo nội dung trên Fanpage: thường xuyên đăng tải những thông tin quan trọng, thú vị liên quan đến sự kiện, đặc biệt phải chú ý đến yếu tố tương tác với công chúng
• Tạo event trên Facebook: thời gian lý tưởng cho việc này là từ 5 – 7 ngày trước khi sự kiện diễn ra nhằm kêu gọi mọi người đăng ký tham gia
• Chạy quảng cáo: dù nội dung sự kiện hấp dẫn nhưng nếu không được quảng bá rộng rãi tới nhiều người thì cũng khó tiếp cận các khách mời mục tiêu
• Gửi Email Marketing: đây là hình thức truyền thông tuy cũ nhưng vẫn luôn hữu hiện để tiếp cận với khách mời tiềm năng nếu biết cách tạo nội dung thú vị. Tuy nhiên, để làm được điều này, trước hết phải có nguồn data chất lượng.
• Tạo các chiến dịch ưu đãi: hoạt động này nhằm thúc đẩy người tham dự đăng ký sớm
• Tổ chức minigame, give away có các phần thưởng liên quan đến sự kiện để tạo tương tác, đồng thời thu thập data khách mời
• Các hoạt động giai đoạn cận sự kiện: thường vào khoảng từ 7 – 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp nên thường xuyên thông báo về hạn cuối bán vé, đóng cửa đăng ký; đếm ngược thời gian; chia sẻ ảnh hậu trường để kích thích sự tò mò; tiết lộ diễn giả, khách mời, nhân vật đặc biệt…

Suốt quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp vẫn cần lên kế hoạch truyền thông để cập nhật thông tin về những hoạt động đang diễn ra. Điều này giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn, đồng thời có thêm tư liệu truyền thông cho những sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp. Ngoài ra, đối với các sự kiện kéo dài, hoạt động này còn có ích trong việc kích thích công chúng có cảm giác không được bỏ lỡ và phải đến tham gia ngay.

• Tường thuật sự kiện trong suốt thời gian diễn ra bằng cách Livestream; đăng tải thông tin, hình ảnh lên Fanpage
• Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua giai đoạn sau sự kiện, dẫn đến công tác tổ chức không đạt hiệu quả như mong muốn. Đây là các hoạt động nhằm gợi nhắc khách mời ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện, đồng thời giúp thông điệp của doanh nghiệp tiếp cận rộng rãi đến người quan tâm.

• Đăng tải hình ảnh, video, nội dung recap sự kiện lên các phương tiện truyền thông
• Gọi điện hoặc gửi email cảm ơn vì sự tham gia của khách mời
• Thu thập, đăng tải các bài báo đưa tin về sự kiện
• Cung cấp tài liệu cho những người không tham gia được
• Gợi nhắc về các sự kiện tiếp theo (nếu có).

• Số lượng người đăng ký, người tham dự
• Các chỉ số truyền thông trên social media: lượt truy cập, lượng tương tác…

Để lập kế hoạch truyền thông chính xác, chi tiết, nhanh chóng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ phổ biến như SWOT, BCG, BSC…

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều công cụ hỗ trợ lên kế hoạch truyền thông ra đời, giúp con người thực hiện công việc một cách dễ dàng, có hiệu quả cao hơn.

Mô hình SWOT bao gồm các yếu tố: Strengths (điểm mạnh) – Weaknesses (điểm hạn chế) – Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức). Thông thường, mô hình này được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông sự kiện bằng cách phân tích chi tiết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức có thể xảy ra. Điều này giúp người làm truyền thông tận dụng hiệu quả các điểm mạnh, cơ hội, đồng thời khắc phục những điểm yếu.

Kế hoạch càng được nghiên cứu, phân tích kỹ càng theo các tiêu chí trên thì tỷ lệ thành công của truyền thông sự kiện càng cao.

Nếu SWOT có xu hướng thiên về phân tích nội lực doanh nghiệp kết hợp các yếu tố khách quan thì BCG lại tập trung nhiều hơn vào cơ hội bên ngoài như lợi thế thị trường, nguồn lực cạnh tranh để lập kế hoạch truyền thông chi tiết.

• Thị phần: định vị thương hiệu trong tâm trí người tiêu dùng
• Triển vọng phát triển: đo mức độ tăng trưởng thị trường cho sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đây là công cụ lập kế hoạch truyền thông hướng tới sự phát triển cân bằng giữa các yếu tố: quy trình – năng lực – tài chính – khách hàng. Mô hình BSC lấy cơ sở các đánh giá về sứ mệnh, tầm nhìn, con người và văn hóa doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch phù hợp.

Mô hình M.Porter “năm áp lực cạnh tranh” tập trung khai thác về các mối quan hệ, đối thủ cạnh tranh cùng ngành của doanh nghiệp trên thị trường. Qua đó, những điểm mạnh hay điểm yếu tương quan giữa công ty và các mối quan hệ cộng hưởng sẽ được phân tích chi tiết nhằm xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Từ đó, người tổ chức có thể khai thác được tối đa những điểm độc đáo của doanh nghiệp để làm nên sự khác biệt cho sự kiện.