Để có một sự kiện thành công cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó kế hoạch truyền thông đóng vai trò rất quan trọng. Vậy làm thế nào để có được một bản kế hoạch thật hoàn chỉnh. Cùng chúng tôi tham khảo bản mẫu cho kế hoạch truyền thông sự kiện trong bài viết sau.
Cấu trúc cơ bản của một kế hoạch truyền thông sự kiện
Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp với mỗi sự kiện sẽ có các chiến lược với mục tiêu và nguồn lực khác nhau. Do đó, sẽ không thể có một bản mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện cố định. Tuy nhiên, chúng ta có thể dựa vào một sườn cơ bản chung nhất để đưa ra kế hoạch cụ thể cho từng sự kiện.
Mẫu kế hoạch để truyền thông cho sự kiện chung bao gồm:
Phần phân tích
- Bối cảnh diễn ra sự kiện
- Tổng quan về môi trường bên ngoài
- Các đối tượng liên quan tới sự kiện
Phần lập kế hoạch
- Mục tiêu
- Công chúng mục tiêu
- Chiến lược truyền thông
- Tuyên bố
- Thông điệp truyền thông
- Chiến thuật thực thi
- Phân tích rủi ro
- Dự trù kinh phí
- Tiêu chí đánh giá
Về cơ bản, mẫu kế hoạch truyền thông cho sự kiện sẽ có các phần trên. Tùy theo đặc điểm, yêu cầu của từng sự kiện mà người chịu trách nhiệm sẽ có sự thay đổi linh hoạt ở phần nội dung chi tiết.
Phân tích chi tiết mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
Phần phân tích
Bối cảnh diễn ra sự kiện
Bối cảnh để sự kiện được diễn ra như thế nào? Khi xác định được điều này tức là bạn sẽ dễ dàng định hướng được những gì cần chuẩn bị ngay từ bước đầu tiên.
Khi phân tích về bối cảnh thì vấn đề mà bạn cần quan tâm thực chất là những gì đang diễn ra trong chính doanh nghiệp bạn:
- Định vị thương hiệu doanh nghiệp của bạn là gì?
- Sự kiện mà bạn đang làm là về vấn đề gì? Mục đích sự kiện là gì?
- Kế hoạch thực hiện bao gồm sự kiện nhỏ nào? Kể cả sự kiện bao quát và các sự kiện con như triển lãm, hội thi, hội thảo,…
- Các mốc thời gian quan trọng là gì?
- Nhân vật tham gia chính trong sự kiện? Có những ai trong công ty bạn tham gia? Có đối tác đồng tổ chức nào không? Có sự góp mặt của những tổ chức bên ngoài nào?
Tổng quan về môi trường bên ngoài
Tiếp sau bối cảnh thì bạn cần xem xét những gì có thể tác động tới sự kiện mà doanh nghiệp của bạn tổ chức. Để phân tích về môi trường ngoài, bạn có thể chọn 1 trong 2 mô hình sau.
Mô hình PEST (Political – Chính trị, Economic – Kinh tế, Social – Xã hội, Technological – Công nghệ):
Đây là một mô hình hữu ích để xác định những ảnh hưởng của từng yếu tố từ thị trường tác động tới sự kiện của bạn. Tuy nhiên mô hình này thường phù hợp với các sự kiện có tầm cỡ.
Mô hình SWOT (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội, Threats – Thách thức)
Đây là mô hình được áp dụng phổ biến. Việc nắm được ưu, nhược điểm sẽ cho bạn một cái nhìn khái quát nhất về nội lực của doanh nghiệp. Từ đó có thể biết được cơ hội và thách thức của sự kiện khi nó được tổ chức.
Một số gợi ý sau có thể giúp bạn điền vào các mục trong mô hình phân tích:
- Đối thủ của bạn đã từng có một sự kiện tương tự chưa? Điều gì khiến khách hàng quan tâm tới đối thủ của bạn mà không phải là bạn và ngược lại?
- Những gì diễn ra trong sự kiện có tuân thủ đúng pháp luật và văn hoá không?
- Có hot trend nào gần đây có thể giúp ích cho sự kiện này hay không?
- Xu hướng phát triển trong lĩnh vực kinh doanh của bạn là gì?
- Những yếu tố nào về kinh tế liên quan tới sự kiện của bạn?
Các đối tượng liên quan tới sự kiện
Phần này chủ yếu phân tích về yếu tố con người có ảnh hưởng trực tiếp đến cũng như từ sự kiện. Đó có thể là khách hàng, là nhà đầu tư, là nhà báo,…Tùy từng đối tượng sẽ có các phản ứng khác nhau đối với sự kiện của bạn.
Hãy nhớ rằng, ngoài đối tượng ủng hộ thì cũng sẽ tồn tại nhóm có phản ứng tiêu cực. Do đó, cần phải chú ý đến cả những tiêu cực có thể xảy ra ngoài việc phân tích về lợi ích thu được. Chỉ như vậy thì bạn mới có thể đưa ra sẵn kế hoạch dự phòng cho các trường hợp rủi ro.
Phần lập kế hoạch
Mục tiêu
Đối với bất kỳ chương trình nào được tổ chức ra thì việc có một bản kim chỉ nam mục tiêu luôn là điều tiên quyết. Khi xác định mục tiêu thì bạn phải tỉnh táo, đừng nhầm lẫn giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu kinh doanh. Sự kiện này có thể được tổ chức rất thành công, nhưng bạn không thể đảm bảo rằng doanh thu sẽ tăng lên gấp đôi nhờ hiệu ứng truyền thông được.
Do đó, bạn có thể đưa ra một số câu hỏi cụ thể để bản kế hoạch được chi tiết như:
– Mục tiêu truyền thông có phải là để giới thiệu sản phẩm mới?
– Sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự quan tâm của khách hàng hay muốn xoa dịu vấn đề nào đó?
– Bạn có muốn giới thiệu sản phẩm tới các nhóm đối tượng lớn hơn hay không?
Ngoài ra, bạn không được bỏ qua các yếu tố để đo lường kết quả sau khi sự kiện đã hoàn tất. Mục tiêu của bạn phải đáp ứng được đầy đủ 5 tiêu chí SMART:
- Specific – Cụ thể
- Measurable – Có thể đo lường
- Achievable – Có thể đạt được
- Relevant – Có liên quan
- Time-bound – Có giới hạn thời gian
Công chúng mục tiêu
Việc kế hoạch truyền thông do bạn lên kế hoạch có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào việc bạn xác định đúng đối tượng mục tiêu. Khi đã đánh đúng vào nhóm đối tượng mục tiêu thì bạn có thể nhanh chóng triển khai thông điệp và chiến lược tiếp cận khách hàng.
Trong bản kế hoạch truyền thông của mình, hãy vạch ra mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của các đối tượng khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận trong sự kiện này. Hãy cân nhắc về vai trò của họ trong sự kiện. Kết quả cuối cùng sẽ là chân dung và hành vi điển hình để phát huy tầm ảnh hưởng của họ.
Bạn có thể tham khảo một số đối tượng mục tiêu tiềm năng như:
– Người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng trong cộng đồng
– Các chuyên gia, phân tích chuyên môn
– Nhà lãnh đạo doanh nghiệp
– Báo chí
Chiến lược truyền thông
Khi đưa ra chiến lược cho kế hoạch truyền thông, bạn cần hiểu rõ sự kiện này được phát triển đến đâu, tiếp cận điều gì và cần tiếp cận đến những ai.
– Kênh truyền thông bạn sử dụng là gì?
– Thông tin tiếp cận đến đối tượng mục tiêu là bạn chủ động hay họ tự tìm kiếm?
– Quá trình tiếp cận sẽ như thế nào?
– Sự tham gia của báo chí, mạng xã hội sẽ có vai trò gì? Diễn ra như thế nào?
Tuyên bố
Tuyên bố trong kế hoạch truyền thông thường chỉ được trình bày ngắn gọn trong khoảng 1 – 2 câu. Tuy nhiên, đây lại là phần tổng kết súc tích, đầy đủ nhất của toàn bộ kế hoạch bạn vạch ra cho sự kiện. Tuyên bố này sẽ là cơ sở then chốt giúp bạn phát triển các ý tưởng truyền thông và triển khai quy trình tổ chức sự kiện.
Thông điệp truyền thông
Thông điệp truyền thông được hiểu đơn giản là những gì bạn muốn nói với mọi người, muốn mọi người đề cập tới trong câu chuyện của họ về bạn, và cũng là những thứ mọi người nhớ được lâu nhất về sự kiện.
Khi xây dựng thông điệp thì bạn cần chú ý những điều sau:
- Thông điệp cần phải phù hợp với mục tiêu;
- Thông điệp cần truyền tải những gì đặc biệt và mới mẻ trong sự kiện;
- Có thể sử dụng các con số và tên riêng để tăng tính cụ thể;
- Thông điệp cần bao quát được tất cả công chúng mục tiêu: có thể là một thông điệp chung cho tất cả các đối tượng, hoặc mỗi nhóm có một thông điệp khác nhau.
Chiến thuật thực thi
Chiến thuật thực chất chỉ là quy trình thực hiện tổ chức sự kiện nhưng lại là trọng tâm trong một kế hoạch truyền thông. Nên cố gắng cụ thể hóa tất cả các quy trình từ việc lên timeline, thiết kế cho sự kiện và tìm đúng người để dẫn dắt trong suốt chương trình diễn ra.
Chiến thuật này cần phải đồng nhất với kế hoạch và tuyên bố để sự kiện được đối tượng mục tiêu nhắc đến thường xuyên. Hơn thế, trong quá trình thực hiện sự kiện, nếu công chúng chưa nhận thức đủ thông điệp thì cần thiết lập chiến thuật mới để nâng cao nhận thức trước khi đưa ra tuyên bố cho sự kiện.
Phân tích rủi ro
Bản kế hoạch truyền thông sự kiện không thể thiếu phần phân tích rủi ro của sự kiện. Cùng với kế hoạch triển khai chi tiết, người lập kế hoạch cần dự tính đến các rủi ro phát sinh mà trong quá trình diễn ra sự kiện và đồng thời chuẩn bị các phương án giải quyết hiệu quả để đối phó.
Dự trù kinh phí
Mọi kế hoạch truyền thông đều không thể thực hiện nếu không có kinh phí. Tất cả những kế hoạch trên đều sẽ tương ứng với một con số kinh phí dự trù. Các con số này càng chi tiết thì kế hoạch sẽ càng dễ được xét duyệt. Ngoài ra, dự trù ngân sách cũng giúp bạn cân đối được mục tiêu kế hoạch và năng lực tài chính của công ty.
Tiêu chí đánh giá
Ngay khi đưa ra kế hoạch truyền thông thì bạn cần phải xác định từng giai đoạn cụ thể cho sự kiện. Như vậy thì khi sự kiện được diễn ra, chúng ta có thể đánh giá cụ thể từng phần. Việc đưa ra công cụ, phương pháp đánh giá cụ thể sẽ giúp dự án của bạn xoay chuyển theo hướng tốt hơn.
Bạn có thể đánh giá hiệu quả truyền thông qua một số cách thức sau:
- Có bao nhiêu bài báo đã đưa tin về sự kiện? Có bao nhiêu bài được đọc nhiều trong khoảng thời gian nhất đinh? Bài có đưa ra đúng thông điệp sự kiện của bạn hay không?
- Các bài đăng trên các mạng xã hội có bao nhiêu lượt tiếp cận và lượt tương tác?
- Traffic của website như thế nào? Tỷ lệ bỏ trang và thời gian trung bình truy cập trên trang là bao nhiêu?
- Bạn đã gửi được bao nhiêu email marketing? Tỷ lệ phản hồi là bao nhiêu?
- Có bao nhiêu bài đăng nhắc đến sự kiện của bạn trên Facebook?
Như vậy, chỉ với các bước đơn giản như trên, bạn đã có thể lập cho mình một bản kế hoạch truyền thông sự kiện cơ bản. Trong quá trình thực hiện, bạn không được phép bỏ qua bất kỳ phần nào, vì tất cả đều là các yếu tố quan trọng để hình thành được một chương trình hiệu quả.
