Không có mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu nào có thể rập khuôn cho tất cả các chiến dịch. Mỗi nhãn hàng, mỗi thương hiệu sẽ có định hướng phát triển khác nhau. Tuy nhiên, để lên một chiến lược truyền thông thì các doanh nghiệp vẫn có một khung sẵn để hoạch định từng phần trong kế hoạch đó.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Đối với công ty, dù là lớn hay nhỏ thì mỗi chiến dịch truyền thông đều được đầu tư cả về nhân lực và vật lực để lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng. Đây là khâu quan trọng vì nó gắn liền với việc lựa chọn đối tượng, mục tiêu và từng hoạt động bên trong. Chiến dịch “thành hay bại” phụ thuộc đến 80% vào kế hoạch được lập trước đó.
Có nhiều khái niệm về kế hoạch truyền thông nhưng có thể coi kế hoạch truyền thông là khâu đầu tiên trong toàn bộ chiến dịch truyền thông. Đây là bước để xác định đối tượng mục tiêu, đối tượng có liên quan, kênh truyền thông, phương thức truyền thông, phương án dự trù cho từng giai đoạn cụ thể, tính toán kinh phí… Tất cả nhằm đạt mục tiêu mà chiến dịch truyền thông đã đề ra.
Mỗi doanh nghiệp, mỗi đợt quảng bá sẽ dự án hoạch truyền thông khác nhau, tùy vào quy mô, tính chất chiến dịch và đôi khi phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông
Bất kỳ công việc nào cũng cần có bước đầu tiên là xây dựng và lên kế hoạch. Đây được coi là kim chỉ nam để doanh nghiệp bắt đầu và đi đúng định hướng.
Ngay khi lập kế hoạch truyền thông, bạn sẽ biết được trình tự các công việc cần thực hiện, những rủi ro có thể gặp phải, từ đó hạn chế tối đa các sự cố, tiết kiệm nguồn lực và chi phí… Đồng thời, đó cũng là thước đo để đánh giá hiệu quả của một hoạt động truyền thông.
Từ bản kế hoạch truyền thông, người quản lý sắp xếp nguồn lực và sắp xếp thời gian sao cho hợp lý. Từng nhân sự sẽ nắm được vai trò, vị trí của mình để thực hiện nó một cách có tổ chức, có trách nhiệm. Như vậy sẽ giảm được chồng chéo và tránh lãng phí, cả quá trình thực hiện chiến dịch mới đạt được hiệu quả cao.
Chính vì thế, dù là chiến dịch nhỏ hay lớn, các doanh nghiệp cũng nên xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả như mong muốn.
Mẫu lập kế hoạch truyền thông thương hiệu
Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu cơ bản sẽ được vạch ra theo trình tự sau:
Bước 1: Nghiên cứu nội, ngoại lực
Ở bước này, nhà truyền thông cần phải xác định được điểm mạnh, điểm yếu để có thể phán đoán tốt các cơ hội và thách thức trong quá trình thực hiện chiến dịch. Quá trình này cần có sự quan sát tỉ mỉ và kỹ lưỡng cả năng lực nội tại của công ty và các đối thủ ngoài thị trường.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Đây được coi là xác định “đích đến” để tìm con đường đi đúng đắn. Mục tiêu là những gì mà chiến dịch sau khi thực hiện xong phải đạt được. Đó phải là con số cụ thể, được đo lường bằng bảng biểu, phiếu khảo sát. Bước này cũng là lúc bạn đưa ra phương thức đo lường KPI cho chiến dịch.
Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu
Đối tượng ở đây sẽ bao gồm công chúng đích và công chúng liên quan. Chiến dịch này có mục đích chủ yếu nhắm đến nhóm đối tượng nào là chính? Đối tượng nào có liên quan và dễ trở thành khách hàng mục tiêu?….
Bước 3 là bước quan trọng và bạn không thể bỏ qua nó. Chỉ khi biết được đối tượng mục tiêu là ai? Có đặc điểm chung là gì thì cách thức thực hiện chiến dịch và đưa ra được thông điệp cho phù hợp.
Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông
Thông điệp ở đây thường là điều mà thương hiệu muốn truyền tải tới khách hàng và thúc đẩy hành động của công chúng. Thông điệp này vừa phải thể hiện được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, tính ưu Việt của sản phẩm và phù hợp với đối tượng mà sản phẩm hướng đến.
Bước 5: Lựa chọn kênh, hình thức truyền thông
Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông phổ biến như quảng cáo truyền hình, internet, báo chí… Tùy vào kinh phí, năng lực và đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra phương thức quảng bá cho phù hợp.
Nếu là chiến dịch tại chỗ thì cần xác định thêm thành phần tham dự, kết quả sẽ đạt được nếu lựa chọn phương án 1 hoặc 2 cho từng hoạt động.
Bước 6: Xác định ngân sách, thời gian thực hiện, phương án khắc phục rủi ro nếu xảy ra.
Từ nhóm đối tượng, quy mô tổ chức, thời gian cụ thể, bạn cần lên khoản kinh phí dự trù phù hợp với các yếu tố. Khoản phí này phải tương đương với năng lực và đáp ứng tối thiểu các yêu cầu đề ra. Một khi kinh phí dự trù bị hụt thì các hoạt động truyền thông ngay lập tức bị ngưng lại và ngược lại, nếu đề xuất phí quá lớn, công ty sẽ không có đủ.
Sẽ rất hiếm các trường hợp xử lý sự cố một cách nhanh chóng. Vì thế, trong bất kỳ một bản kế hoạch truyền thông chuẩn nào cũng cần có các phương án dự phòng. Nếu hoạt động này diễn ra không tốt thì phải làm sao? Nếu không mời được nhân vật này thì có nhân vật nào có đủ tầm cỡ và năng lực để thay thế hay không?… Khi đó, dù có vấn đề gì xảy ra, các nhân sự cũng có thể nhanh chóng xoay chuyển tình thế.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả chiến dịch truyền thông.
Mỗi khâu lên kế hoạch đều là “mắt xích” quan trọng, các yếu tố này luôn hỗ trợ, bổ sung và hoàn thiện cho nhau. Dựa vào phương thức đánh giá tại bước xác định mục tiêu, đây là lúc tổng quan lại những gì đã đạt được sau chiến dịch.
Trong quá trình thực hiện chiến dịch, để phát huy mọi ý tưởng độc đáo, nhà truyền thông cũng có thể áp dụng linh hoạt các ý kiến đóng góp của các thành viên trong đội ngũ sản xuất.
Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu quá chi tiết có thể là rào cản của sự sáng tạo của người lên kế hoạch. Một người có năng lực là người có thể vận dụng sườn có sẵn để tạo ra một kế hoạch chỉn chu cho doanh nghiệp của mình. Mong rằng bài viết đã mang lại kiến thức hữu ích cho bạn đọc.
