Kế hoạch truyền thông được coi là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của chiến dịch. Để đo lường được mức độ nhận diện của công chúng cũng như độ phủ thương hiệu, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược tiếp thị hoàn hảo. Các bước lập kế hoạch truyền thông dưới đây sẽ là “trợ thủ” đắc lực giúp các marketer hoạch định plan quảng bá hình ảnh hiệu quả.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông được hiểu là bản tóm tắt, tổng hợp thông tin bao gồm: mục tiêu, phương thức, đối tượng truyền thông, cũng như hạng mục chi tiết cho từng giai đoạn triển khai.
Đây được coi là bước đầu tiên trong chiến dịch truyền thông bởi nó gắn liền với việc lựa chọn phương thức và mục tiêu hành động trong tương lai của chiến dịch. Do đó, ở mỗi góc độ tiếp cận, marketer lại có cách hiểu về kế hoạch truyền thông khác nhau:
- Tiếp cận ở góc độ quá trình: Kế hoạch truyền thông là quá trình bắt đầu thiết lập mục tiêu chi tiết cùng với các phương án dự trù để ứng biến mọi sự thay đổi của thị trường.
- Ở góc độ nội dung và vai trò: Kế hoạch truyền thông được định nghĩa là một trong những hoạt động cơ bản nhằm mục đích xem xét phương án, mục tiêu, các bước tiến hành hoạt động truyền thông.
Vai trò kế hoạch truyền thông
- Xác định mục tiêu và cách thức đạt mục tiêu hiệu quả:
Các nhân viên trong ekip sẽ bám sát theo chiến dịch và biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu. Đồng thời, họ cũng sẽ có thái độ làm việc chuyên nghiệp, có tổ chức, phối hợp với nhau một cách hiệu quả.
- Dự đoán những khả năng có thể xảy ra từng giai đoạn, từng trường hợp:
Kế hoạch truyền thông giúp manager có thể dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong từng khâu: nhân sự, kinh phí, hạng mục, tiến độ,… từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.
- Các hoạt động diễn ra trơn tru, khoa học:
Do việc lập kế hoạch có thể theo dõi tiến độ và kiểm tra hiệu quả chiến dịch nên các đầu việc trong một plan marketing cũng được thực hiện khoa học, trơn tru hơn
- Hạn chế lãng phí về chi phí, nhân sự:
Một trong những ưu điểm của việc lên plan truyền thông chi tiết là giảm sự chồng chéo và loại bỏ các hoạt động làm lãng phí nguồn lực và thời gian.
Với những vai trò quan trọng như trên, không khó để hiểu tại sao việc thực hiện một chiến dịch truyền thông lại cần lập kế hoạch chỉn chu và chi tiết. Tuy nhiên, mỗi chiến dịch, mỗi doanh nghiệp lại có những plan khác nhau, mức độ đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào tính chất và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới.
Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông đa kênh hiệu quả
Hoạch định kế hoạch truyền thông không chỉ là bộ môn khoa học, mà nó còn là cả một nghệ thuật. Bởi lẽ, các thương hiệu sẽ rất khó để tìm ra một mẫu số chung, quy chuẩn hoàn hảo cho một kế hoạch truyền thông.
Để xây dựng chiến lược truyền thông đem lại hiệu quả, các marketer có thể tham khảo mô hình SMCRFN.
Mô hình SMCRFN
Mô hình SMCRFN là mô hình kinh điển đối với “dân” marketing, PR, nó là nền tảng cơ sở để xây dựng kế hoạch truyền thông thành công.
- S (Source/Sender – Nguồn phát): là nhân tố đầu tiên, các cá nhân hoặc tổ chức có thể lan tỏa, phát đến công chúng
- M (Message – Thông điệp): thông điệp được gửi gắm trực tiếp đến khách hàng tiềm năng
- C (Channel – Kênh): kênh truyền thông tiếp cận người dùng hay truyền tải thông điệp, có thể là online (kế hoạch truyền thông fanpage, website) hoặc kế hoạch truyền thông offline
- R (Receiver – Người nhận): đây chính là mục tiêu cuối cùng mà marketer cần hướng đến. Hãy tìm hiểu kỹ đối tượng để đề ra chiến lược cụ thể, thu hút khách hàng nhanh chóng
- F (Feedback – Phản hồi): luôn quan tâm đến phản hồi của khách hàng là ưu tiên hàng đầu với mỗi doanh nghiệp. Học cách lắng nghe cảm nhận của khách hàng giúp bạn điều chỉnh khuyết điểm và những sai lầm trong quá trình triển khai sao cho phù hợp với thực tiễn.
- N (Noise – Nhiễu): khi truyền tải thông điệp, vì nhiều yếu tố môi trường hay khách quan, thông điệp có thể bị định hướng sai lệch hay phá hỏng toàn bộ. Do đó, đổ nhiễu là vấn đề mà doanh nghiệp cần hết sức quan tâm.
Nhìn chung, mô hình trên là nền móng ban đầu, giúp bạn biết được những việc cần làm khi bắt tay vào thực hiện một mẫu kế hoạch truyền thông cho dự án. Tuy nhiên, để có thể triển khai một chiến lược hoàn chỉnh, ngoài việc tham khảo bản kế hoạch truyền thông mẫu của các thương hiệu, các bước lập kế hoạch dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất.
Bước phân tích
Đánh giá tổng quan
“Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, đánh giá tổng quan thị trường giúp doanh nghiệp biết được mình đang ở đâu, đối thủ mạnh, yếu như thế nào. Doanh nghiệp cần tập trung vào những điểm dưới đây:
- Đối thủ của bạn đang làm gì?
- Báo chí nói gì về vấn đề này?
- Sự kiện đặc biệt nào có thể có liên quan đến chương trình của bạn?
Công chúng hướng đến
Sau khi xác định bối cảnh, bạn phải xác định mục tiêu rõ ràng để đánh trúng vào khách hàng tiềm năng. Lúc này sử dụng mô hình SMART sẽ là lựa chọn hoàn hảo.
- Specific: Tính cụ thể
- Measurable Mục tiêu có thể đo lường được
- Achievable: Mục tiêu có thể đo đạt được
- Realistic: Tính thực tế
- Time – focused: Mục tiêu tập trung vào yếu tố thời gian
Công chúng mục tiêu
Đây là đối tượng trực tiếp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp, quảng bá sản phẩm dịch vụ.
Hãy xác định kĩ đối tượng cần hướng đến để đưa ra cách thức truyền tải sao cho phù hợp và thu hút nhất. Doanh nghiệp nên chọn lọc và chia ra các nhóm công chúng dễ tác động để thực hiện truyền thông trước. Bằng cách đo lường và sử dụng công cụ phân tích thị trường, marketer có thể tìm cho mình đối tượng tiếp cận trực tiếp đầu tiên.
Xây dựng kế hoạch truyền thông
Sau khi hoàn thành bước phân tích, đánh giá để có cái nhìn toàn diện nhất, bước tiếp theo cần làm là bắt tay thực hiện kế hoạch truyền thông.
Lên thông điệp truyền thông
Để đưa ra thông điệp thu hút và hấp dẫn khách hàng, bạn cần tìm hiểu kỹ nhu cầu, mong muốn của họ, nắm bắt insight và đưa ra các idea thôi thúc hành động.
Đây cũng là câu trả lời cho khách hàng, rằng: Tại sao tôi phải quan tâm, tin hoặc mua hàng? Một thông điệp hay sẽ in sâu trong tâm trí người tiêu dùng, giúp họ nhớ đến doanh nghiệp và tạo niềm tin lâu dài. Để có một thông điệp hay, cần chú ý:
- Truyền tải lý do, mục tiêu mà công ty hướng đến
- Có sự mới mẻ, ấn tượng
- “Nói hết với công chúng”
Thiết kế truyền thông
Một bộ truyền thông được thiết kế hoàn chỉnh bao gồm các yếu tố then chốt sau:
- Chiến lược liên quan đến thông điệp truyền thông
- Hình thức sáng tạo
- Quan tâm đến nguồn phát thông điệp
Lựa chọn kênh
Trong mỗi kế hoạch, việc lựa chọn kênh truyền thông là khác nhau. Do đó, marketer cần cân nhắc lựa chọn phương thức quảng bá một cách cụ thể và phù hợp. Một số kênh truyền thông mang lại hiệu quả cao như: báo chí, mạng xã hội, truyền hình,…
Xác định Budget và chiến thuật truyền thông
Xác định Budget và chiến thuật truyền thông là một trong những phần quan trọng của chiến dịch. Vì vậy, doanh nghiệp nên thống kê chi tiết nội dung cũng như chi phí cụ thể cho từng hạng mục. Bạn cần biết rõ sản phẩm nên ra mắt vào thời điểm nào là hợp lý và ngân sách kèm theo là bao nhiêu. Nếu bạn đề xuất chi phí lớn hãy cố gắng xây dựng bản kế hoạch rõ ràng cụ thể từng hạng mục. Bản đề xuất càng chi tiết càng dễ được thông qua.
Lưu ý là chi phí nên được tính toán hợp lý và hiệu quả, hạn chế tối đo rủi ro.
Lên timeline truyền thông
Biểu đồ thời gian giúp quá trình triển khai chiến lược trở nên chủ động và hiệu quả. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, theo dõi sát sao chiến lược để thực hiện mục tiêu.
Đo lường, đánh giá kết quả
Để xác định mức độ thành công của chiến lược truyền thông, thương hiệu cần thực hiện đánh giá đo lường hiệu suất và báo cáo.
Từ đó, nhìn nhận lại hiệu quả thực tế cũng như đưa ra các biện pháp điều chỉnh, xử lý sao cho phù hợp.
Một số thước đo tiêu chuẩn để đánh giá kế hoạch truyền thông bao gồm:
- Hiệu ứng truyền thông: báo chí, mạng xã hội có đưa tin về sự kiện không?
- Lượt tiếp cận trên các nền tảng: lượt tương tác, hành động cụ thể,…
- Lượt truy cập website: thời gian trung bình trên trang, tỉ lệ thoát trang,…
- Phần trăm phản hồi của công chúng, khách hàng với các email được gửi đi
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp cho các marketer tham khảo. Xây dựng plan truyền thông là kỹ năng cơ bản và cần thiết, đòi hỏi sự kiên trì và tỉ mỉ. Với những hạng mục được đề cập chi tiết trên đây, hy vọng bạn có thể đưa ra cách thức truyền thông đúng đắn nhất, đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, nếu bạn đọc có nhu cầu tham khảo về kế hoạch truyền thông của vinamilk, mẫu kế hoạch truyền thông online, file kế hoạch truyền thông, kế hoạch truyền thông fanpage, kế hoạch truyền thông thương hiệu, truy cập Việt Producer để biết thêm chi tiết. Đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, kiến thức về lĩnh vực truyền thông – marketing sẽ cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích trong thời gian ngắn nhất.
